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Gestão à vista facilita gerenciamento e estimula colaboração

17 de agosto de 2015

“Não se gerencia o que não se mede,
não se mede o que não se define,
não se define o que não se entende,
e não há sucesso no que não se gerencia

Deming

Se estivesse vivo, William Edwards Deming completaria 115 anos em 2015.

Estatístico, professor e palestrante americano, foi expoente da gestão pela qualidade e um dos responsáveis pelas técnicas e práticas que resultaram na melhoria do processo produtivo das organizações. No Japão atuou de maneira decisiva para transformar a indústria daquele país em sinônimo de qualidade. Até 1950, os produtos japoneses eram considerados inferiores, sem competividade internacional – foi a revolução pela qualidade que sedimentou as condições para a criação de marcas com produtos de excelência como Hitachi, Nissan, Honda, Toyota, Canon – que são reconhecidas mundialmente por sua inovação e desempenho.

Deming também é conhecido por ter popularizado o ciclo do PDCA:

PLAN (Planejar)

DO (Fazer, executar)

CHECK (Checar)

ACTION (Agir para corrigir e melhorar).

O PDCA é a base do método de gerenciamento moderno e aliado do gestor eficaz. Ele é a fonte de inspiração do Lean Startup (que sugere o ciclo Construir, Medir e Aprender).

A respeito da importância de CHECAR que Deming sugeriu o que hoje chamamos de gestão à vista: colocar gráficos, indicadores, painéis indicativos de maneira que possam ser facialmente acompanhados. E que mostrem a realidade de forma simples e visual baseada em dados e fatos.

Desde Deming, incorporou-se à gestão empresarial novos artefatos, muitos deles inspirados no design thinking, permitindo que hoje o gestor possa girar todo o ciclo PDCA (ou Lean Startup) utilizando-se de ferramentas visuais.

Para PLANEJAR, é possível usar o Canvas do Modelo de Negócio, o Canvas da Proposta de Valor, o Balance Scored Card (BSC), o brainstorming, a jornada do usuário, …

Para os FAZER e AGIR  você pode usar desde um cronograma, ou uma matriz de responsabilidades, matriz SWOT (ou, em português FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) ou mesmo um checklist para plano de ação baseado no 5W2Hs:

WHAT – O QUE será feito, quais são as etapas
WHY – POR QUE será feito, qual a justificativa
WHERE – ONDE será feito, qual o local
WHEN – QUANDO será feito, qual o tempo
WHO – POR QUEM será feito, de quem é a responsabilidade
HOW – COMO será feito, quais os métodos, recursos e atividades
HOW MUCH – QUANTO será feito, qual o custo

Outra ferramenta visual muito útil é o diagrama de Hishikawa, onde se identifica as possíveis causas de um problema que precisa ser resolvido.

Cada ferramenta tem um propósito e muitas delas podem ser usadas de diferentes maneiras.

Há três anos, junto com um time de colegas, editamos um livro que reúne 17 dessas ferramentas e que pode ser baixado gratuitamente em www.estrategistavisual.com.br.

E-book gratuito é fonte de diferentes ferramentas para visualizar os negócios

O mais importante sobre gestão à vista é INICIAR.

Caso você ainda não use, comece agora. E não pare mais, pois os dados precisam sempre ser atualizados, checados, analisados, redefinidos.

Defina os dados mais adequados para serem medidos de acordo com seu grau de maturidade empresarial:

- número de clientes ativos

- faturamento previsto X realizado

- propostas na rua e pipiline de vendas

- número de ligações ou visitas realizadas por dia; taxa de sucesso das visitas

- acompanhamento do fluxo de caixa

- grau de satisfação de clientes

- lucratividade

- receitas X despesas…

Lembre-se que além do momento empresarial, cada tipo e segmento de negócio tem seus indicadores mais relevantes.

Defina os principais, cole na parede e acompanhe. A análise dos dados, principalmente se for feita em grupo, num ambiente amigável, que permita a cocriação e a colaboração, pode gerar muitas oportunidades e ações que fazem a diferença, tanto para potencializar conquistas, como para alcançar metas.

Finalizo com frase síntese de Deming, um sempre defensor da gestão baseada em evidências: “Acredito em Deus, todos os outros devem apresentar dados e fatos”.

Menta90 (Marcelo Pimenta) escreve às segundas no Blog do Empreendedor.  É professor da Pós-Graduação da ESPM e fundador do Laboratorium. Saiba mais em www.facebook.com/menta90